Lệnh If trong Excel và những ứng dụng thiết thực

Lệnh If trong Excel là một trong những hàm cơ bản dùng để tính toán và thống kê. Lệnh If có thể kết hợp với các logic Or, And, Not để cho ra kết quả thống kê của nhiều điều kiện cùng lúc. Dành ngay 30 giây để tìm hiểu hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm If. Nắm vững lệnh If giúp ích cho bạn tính toán nhanh và chính xác nhất trong Excel.

I. Công thức chuẩn của lệnh If trong Excel

Cú pháp chuẩn của lệnh If trong Excel:

=/ +IF (logical_test, value_if_true, value_if_false)

Trong đó:

• =/ +: Khi sử dụng các hàm trong tính toán Excel, bắt buộc phải có dấu “=” hoặc dấu “+” đặt trước công thức hàm
• IF: tên hàm
• logical_test: biểu thức điều kiện
• value_if_true: giá trị trả về nếu điều kiện được thỏa mãn
• value_if_false: giá trị trả về nếu điều kiện không được thỏa mãn.

II. Lưu ý khi sử dụng lệnh If trong Excel

Trong quá trình viết lệnh If sẽ có một vài vấn đề nhỏ hay gặp cần lưu ý như sau.

• Tên lệnh IF có thể viết hoa hoặc viết thường đều được như IF, if, If.
• Nếu value_if_true bỏ trống tức công thức hàm có dạng =/ +IF (logical_test,, value_if_false) thì giá trị trả về nếu điều kiện đúng sẽ là 0 hoặc “-”.
• Nếu value_if_false bỏ trống tức là công thức hàm có dạng =/ +IF (logical_test, value_if_true,) thì giá trị trả về nếu điều kiện sai sẽ là 0 hoặc “-”.
• value_if_true và value_if_false có thể ở dạng chữ hoặc số. Nếu ở dạng chữ thì phải bỏ trong dấu ngoặc kép “ “.

III. Ví dụ ứng dụng lệnh If trong Excel

Lệnh If trong Excel được dùng để tính toán độc lập. Nếu yêu cầu tính toán cần nhiều điều kiện xác định thì bạn có thể kết hợp hàm If với các hàm logic khác như hàm Or, hàm And, hàm Not, hàm If lồng If.

1. Ví dụ lệnh If đơn giản

Ví dụ xếp loại “Đạt” hoặc “Không đạt”. Tổng điểm từ 20 trở lên là đạt, còn lại đều không đạt.

Tại ô G2, sử dụng lệnh If để xếp loại cho học sinh. Đạt khi tổng điểm từ 20 trở lên, trường hợp còn lại là Không đạt.

Copy ô G2 và dán vào các ô còn lại ta sẽ được xếp loại của tất cả học sinh.

2. Ví dụ hai lệnh If lồng nhau

Ví dụ xếp loại Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu. Loại giỏi từ 8.5 điểm trở lên, loại Khá từ 6.5 điểm đến dưới 8.5, loại Trung bình từ 5 điểm đến dưới 6.5, còn lại là loại Yếu.

Tại ô G2, ta sử dụng nhiều hàm If lồng nhau để tiến hành xếp loại dựa theo điểm Trung bình. Có đến 4 trường hợp xếp loại nên phải sử dụng 3 hàm If. Khi đó, vì sử dụng 3 hàm If nên dấu ngoặc đơn đóng hàm viết đủ 3 lần.

3. Ví dụ lệnh If và hàm And

Công thức hàm And là =/ + AND(logical1, logical2,...)

Tên hàm có thể viết hoa hoặc thường tùy ý.

Logical1, logical2,... là các điều kiện đặt ra

Đối tượng phải thỏa mãn tất cả các điều kiện đặt ra thì mới được chọn.

Ví dụ về Tổng kết cuối cùng giữa điểm học lực và điểm hạnh kiểm. Nếu điểm học lực “Giỏi” và điểm hạnh kiểm “Tốt” thì tổng kết là “Xuất sắc”. Các trường hợp khác thì xếp loại theo học lực.

Tại ô I2, ta sử dụng hàm And để hợp hai điều kiện về học lực và hạnh kiểm cho Tổng kết loại Xuất sắc. Kết hợp hàm And và hàm If để xếp loại “Xuất sắc” và các trường hợp còn lại.

4. Ví dụ lệnh If và Or

Công thức hàm Or: =/ + OR(logical1, logical2,...)

Tên hàm có thể viết hoa hoặc viết thường tùy ý.

Logical1, logical2,... là các điều kiện đặt ra

Đối tượng chỉ cần thỏa mãn một trong các điều kiện đặt ra thì được chọn.

Ví dụ về xếp loại “Đạt” hay “Không đạt”. Nếu có một trong hai môn Toán hoặc Văn dưới 5 điểm là không đạt, ngược lại đều đạt.

Tại ô I2, ta dùng hàm Or để kiểm tra bạn nào có một trong hai môn bị dưới 5 điểm và dùng lệnh If để xếp loại trường hợp “Đạt” hay “Không đạt”.

Lệnh If trong Excel có rất nhiều ứng dụng để đánh giá và xếp loại. Kết hợp lệnh If với các hàm logic khác sẽ gia tăng khả năng tính toán trong Excel. Các bạn đang học Excel cơ bản thì phải học kỹ các kiến thức về lệnh If nhé.

Bài viết nên đọc

• Cách tạo mục lục tự động trong Word
• Hướng dẫn xóa page trong word đơn giản cho mọi bộ Office
• Tuyệt chiêu sử dụng hàm vlookup nhiều điều kiện
• Hướng dẫn chi tiết cách xuống dòng trong 1 ô Excel
• Tìm hiểu về hàm COUNT IF và ứng dụng trong Excel

Trên đây là những kiến thức từ kinh nghiệm bản thân mình nên các bạn có thể tham khảo. Nếu các bạn có góp ý cho mình thì hãy gửi vào đây, mình sẵn sàng nhận ý kiến đóng góp từ các bạn.