Cách tạo mục lục tự động trong Word

Mục lục là phần quan trọng trong văn bản trong Word. Nhiều người bỏ qua điều này khiến văn bản không chỉnh chu, thiếu chuyên nghiệp. Cách làm mục lục trong Word như thế nào? Cực kỳ đơn giản. Dành ngay 30 giây để tìm hiểu cách tạo mục lục tự động trong Word nhanh gọn lẹ. Dù bạn không giỏi máy tính vẫn làm được.

I. Microsoft Word là gì?

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản có trong bộ Microsoft Office. Word là phần mềm soạn thảo, xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm cho phép người dùng xử lý, chỉnh sửa văn bản theo cách tùy ý.

Microsoft Word hiện đang có rất nhiều phiên bản cập nhật. Mỗi phiên bản đều có những tính năng riêng giúp người dùng có trải nghiệm hiệu quả. Cũng vì vậy mà mỗi phiên bản đều có cách tạo mục lục khác nhau giúp luận án, văn bản của bạn hoàn thiện hơn.

II. Tại sao bạn nên làm mục lục tự động?

Trước khi vào tìm hiểu cách làm mục lục trong word, chúng ta cần hiểu rõ mục lục là gì và có tác dụng như thế nào. Mục lục là tổng hợp các danh mục, đề mục của luận án, văn bản, sách vở,... 

Mục lục nhằm giúp cho người đọc nắm rõ nội dung chính của văn bản, cách nội dung trong văn bản được triển khai. Mục lục sẽ giúp luận án, văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Đối với văn bản điện tử người đọc có thể di chuyển tới mục nội dung cần đọc một cách nhanh nhất. Mục lục đóng vai trò quan trọng đặc biệt là khi bạn tạo một văn bản trong Word.

III. Cách làm mục lục tự động trong Word mọi phiên bản

Phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2016 đều có những bước tạo mục lục tự động khá giống nhau.

1. Chọn nội dung cần có trong mục lục

Để thực hiện cách tạo mục lục tự động, bạn phải xác định rõ tiêu đề chính và phụ trong văn bản. Bạn cần sắp xếp vị trí thứ tự của tiêu đề chính và tiêu đề phụ theo 2 cách sau:

Cách 1: Đánh dấu mục lục văn bản bằng Add Text trong Table of Contents

Bước 1: Bạn chọn nội dung cần có trong mục lục là các tiêu đề chính và tiêu đề phụ.

Bước 2: Click vào Tab References → chọn Add Text → Chọn Level phù hợp với từng tiêu đề.

• Nội dung tiêu đề chính bạn nên chọn mức level 1
• Nội dung tiêu đề phụ bạn nên chọn mức level khác nhau sẽ giảm dần từ level 2 - 3 - 4.

Cách 2: Sử dụng Heading Styles có trong mục tab Home

Khi soạn thảo văn bản trong Word, bảng mục lục sẽ phụ thuộc vào định dạng đề mục mà bạn đã chọn.

Nếu bạn chọn sử dụng Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định dành cho heading đầu đề mục thì việc tạo mục lục sẽ dễ dàng hơn nhiều. Để thực hiện cách này bạn thực hiện với 2 bước.

Bước 1: Chọn đầu đề bạn muốn có trong bảng mục lục. Bạn nên bôi đen toàn bộ rồi vào Home → chọn Styles bạn muốn định dạng.

Bước 2: Bạn nên chọn Header phù hợp với đầu đề. Ví dụ: Heading 1, Heading 2,...

• Nếu bạn muốn tìm nhiều Style phù hợp với văn bản thì click vào mũi tên để mở rộng bảng Quick Styles Gallery.
• Nếu không xuất hiện style bạn mong muốn, hãy click vào Save Selection as New Quick Style.

2. Cách tạo bảng mục lục

Để tạo bảng mục lục bạn cần thực hiện 2 bước:

Bước 1: Di chuyển chuột vào vị trí bạn muốn đặt làm mục lục (thông thường trong văn bản mục lục sẽ xuất hiện ở vị trí đầu trang hoặc cuối trang). Bạn có thể sử dụng “Ctrl + Enter” để tạo trang mới.

Bước 2: Vào mục Reference → Tại mục Table of Contents bạn click chọn bảng mục lục phù hợp. Tại đây bạn có thể chọn mẫu mục lục có sẵn trong hệ thống (Automatic Table) hoặc tạo bảng mục lục theo ý muốn của mình (Custom Table of Contents).

• Nếu bạn muốn chọn mẫu mục lục có sẵn, bạn có thể lên website chính thức của Office bằng cách gõ “More Table of Content”
• Nến bạn tạo mục lục theo sở thích thì trong phần “Custom Table of Content” có 2 mục là Tab Leader (dạng bấm tab) và None (không có gì)
• Format: Chọn mẫu định dạng mục lục bạn muốn tạo.

Bước 3: Sau khi bạn tạo mục lục, nếu bạn muốn thực hiện việc chỉnh sửa lên nội dung mục lục, thì hãy click chuột phải vào bảng nội dung và chọn mục Update Table…
 
Một số điểm lưu ý khi làm mục lục trong Word, bạn cần phải có định dạng Heading 1 là tiêu đề chính. Heading 2 là tiêu đề phụ và tiếp tục với Heading 3 và Heading 4. Nếu bạn muốn đưa cả tiêu đề chính và tiêu đề phụ vào nội dung bảng mục lục, bạn cần định dạng đề mục và chọn kiểu mục lục phù hợp.

3. Cập nhật bảng mục lục

Khi bạn đã hoàn thành luận án, văn bản của mình, thường sẽ có thay đổi về đề mục và số trang. Để bảng mục lục chính xác bạn có thể cập nhật mục lục theo 2 cách sau:

Cách 1: Click chuột phải trong bảng mục lục → chọn Update Field.

Cách 2: Trong tab References, chọn vào Update Table trong mục Table of Contents. Để cập nhật số trang các đề mục bạn chọn mục Update Page Numbers Only. Hoặc nếu bạn thay đổi nội dung đề mục và cập nhật số trang bạn chọn mục Update Entire Table. Sau đó nhấn OK để cập nhật bảng mục lục.

 Luận án, văn bản có đầy đủ mục lục giúp ích cho người đọc rất nhiều. Ngoài ra phần mục lục có thể khiến tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Bài viết trên đây là cách làm mục lục trong Word đơn giản nhất. Để tạo ra một mục lục đẹp bạn nên tự hình dung bố cục và tạo thẻ Heading phù hợp với mục lục.

Bài viết nên đọc

• Hướng dẫn cách xóa tài khoản instagram vĩnh viễn đơn giản
• eSIM là gì? Muốn chuyển sang sử dụng eSIM thì làm như thế nào?
• Cách xóa tài khoản Zalo khi không đăng nhập được
• Cách giảm dung lượng ảnh mà vẫn không ảnh hưởng đến chất lượng
• Các bước chuẩn bị để cuộc họp online không còn là nỗi ám ảnh

Trên đây là những kiến thức từ kinh nghiệm bản thân mình nên các bạn có thể tham khảo. Nếu các bạn có góp ý cho mình thì hãy gửi vào đây, mình sẵn sàng nhận ý kiến đóng góp từ các bạn.