Chức năng chính của Microsoft Word là gì?

Microsoft Word là chương trình thuộc bộ ứng dụng Microsoft Office. Phần mềm này dùng để soạn thảo và xử lý văn bản phổ thông nhất hiện nay. Ngoài chức năng soạn thảo thì Microsoft Word còn giúp người dùng viết gmail, xây dựng một CV chuyên nghiệp. Do vậy phần mềm này có vai trò không thể thiếu đối với ngành giáo dục, công chức văn phòng và nhiều ngành nghề khác.

I. Microsoft Word là phần mềm gì?

Microsoft Word có tên gọi khác là Winword là một chương trình có trong kho ứng dụng của Microsoft Office. Nó cho phép làm việc với văn bản thô, định dạng văn bản, sử dụng hiệu ứng đa phương tiện khác như âm thanh, video. Phần mềm này có sẵn trên hệ điều hành Window, Mac và web khi đăng ký tài khoản Office 365.

II. Lịch sử ra đời của Microsoft Word

Trước đây văn bản thường được tạo ra bởi máy đánh chữ . Đây là một dụng cụ viết chữ bằng tay chạy trên thiết bị cơ khí, điện cơ hoặc điện tử-cơ, được trang bị một bộ phím sử dụng những chiếc búa nhỏ, đập qua dải vải tẩm mực và in mực lên tờ giấy đặt phía sau dải mực. Hình thức này tạo ra văn bản ngay lập tức nhưng có hạn chế vô cùng lớn là chỉ cần một lỗi đánh máy sai sẽ khiến người dùng phải hủy bỏ đi toàn bộ trang giấy và đánh lại từ đầu. 

Từ đó Bill Gate và Paul Allen đã nảy ra ý tưởng tạo ra một hệ thống máy tính cá nhân có khả năng xử lý văn bản. Vào năm 1975, hai người họ thành lập công ty phần mềm Microsoft tại Albuquerque, New Mexico. Tuy nhiên, đến tận gần cuối năm 1985, phiên bản đầu tiên của Microsoft Windows là Windows 1.0 mới được phát hành ra thị trường. Đến năm 1990, bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office được cho ra mắt, với phần mềm là Microsoft Word và Microsoft Excel.

Qua từng năm thì Microsoft Word đều cải tiến và nâng cấp phần mềm phù hợp với từng hệ điều hành. Đến nay, Word 2019 phiên bản 16.0  đang là phiên bản mới nhất dùng cho cả Window và Mac.

III. Chức năng chính của Microsoft Word

1. Gõ và định dạng văn bản

Đây là chức năng cơ bản nhất có ở tất cả các phiên bản. Người dùng có thể soạn thảo sau đó định dạng màu sắc, phông chữ, cỡ chữ phù hợp với mục đích văn bản. Không chỉ là những công văn, thư từ mà CV, thiệp mời cũng có thể tạo ra nhờ Microsoft Word.

2. Thêm âm thanh, hình ảnh và video

Ngoài văn bản thì Microsoft Word còn có chức năng thêm hình ảnh, âm thanh giúp văn bản sinh động hơn. Người dùng cũng có thể định dạng ảnh để tạo ra một poster chuyên nghiệp không thua kém gì phần mềm chỉnh ảnh khác.

3. Tạo mail

Tính năng tạo mail trong Word rất hữu ích trong việc tiết kiệm thời gian, người dùng chỉ cần nhập thông tin vào mẫu có sẵn như các dạng thư mời, thư thông báo, thư cảm ơn, phiếu học tập,...Tuy nhiên tính năng này không được nhiều người biết đến và sử dụng.

4. Bảo vệ tài liệu mật

Một chức năng quan trọng giúp Microsoft Word được ưa chuộng vì độ bảo mật tài liệu của nó. Tài liệu sẽ cần nhập mật khẩu để mở nhằm ngăn chặn người lạ vào đọc hay virus xâm nhập 

IV. Ưu nhược điểm của Microsoft Word

Ưu điểm

• Đầu tiên, bởi tính thông dụng và phổ biến của nó nên Microsoft Word có thể cài đặt trên hầu hết các bộ PC, laptop, tablet,…
• Dễ dàng sử dụng, thao tác đơn giản
• Nhiều tính năng

Nhược điểm

• Đôi khi không thể mở file của mình trên một thiết bị khác do có rất nhiều phiên bản Word. Các file Word chỉ mở được khi thuộc cùng một phiên bản khi soạn thảo nó. 
• Chỉ một người có thể tham gia chỉnh sửa văn bản. Người khác muốn sửa file Word của bạn thì bạn cần phải gửi file đó qua gmail, zalo.. sau đó phải tải về mới có thể chỉnh sửa được. Đây là một nhược điểm lớn của Microsoft Word so với Google Doc. 

V. Microsoft Word dùng cho đối tượng nào, ngành nào?

Microsoft Word giúp mọi công việc soạn thảo văn bản đều trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Nó được các đối tượng văn phòng, công chức, giáo viên và học sinh sử dụng rộng rãi. 

• Trong các công việc văn phòng, bạn hoàn toàn có thể dùng Word để soạn thảo các biên bản báo cáo hay làm việc và hợp đồng,...
• Trong học tập, chúng ta dùng Word để soạn thảo các bài tiểu luận, nghiên cứu khoa học hay luận văn tốt nghiệp,...
• Đồng thời, Word còn có thể hỗ trợ người dùng trong việc tạo một CV ấn tượng khi đi ứng tuyển hay gửi một gmail chuyên nghiệp đến đối tác. 

Ngày nay thì tin học văn phòng được xem là một kỹ năng cơ bản mà mỗi bạn sinh viên bắt buộc phải có khi đi xin việc. Và việc sử dụng thành thạo Microsoft Word cũng là một tiêu chí để cấp chứng chỉ tin học văn phòng.

VI. Microsoft Word có dùng được trên thiết bị di động không? 

Hiện nay công nghệ thông tin phát triển không những bạn có thể sử dụng Microsoft Word trên PC hay laptop mà phần mềm Word đã hỗ trợ trên các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng,.. Microsoft Word dùng cho cả hệ điều hành Android và IOS.  Giờ đây bạn có thể thoải mái làm công việc mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi mất điện. Thậm chí các thao tác trên điện thoại, máy tính bảng còn dễ dàng và đơn giản hơn nhiều so với hình thức truyền thống. 

Một số mẹo để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp hơn

• Định dạng font chữ thích hợp: Để tránh các lỗi font chữ, không thể đọc được file trên thiết bị khác thì font chữ thông dụng được khuyến nghị dùng là Times New Roman
• Định dạng cỡ chữ thích hợp: Đôi khi cỡ chữ quá to khiến văn bản trở nên thô hay cỡ chữ quá nhỏ gây khó đọc, mỏi mắt cho người đọc. Nên cỡ chữ phù hợp nhất là 13. Phần tiêu đề được in đậm, cỡ chữ lớn hơn các phần còn lại trong văn bản
• Màu sắc của văn bản: Phần tiêu đề có thể định dạng màu chữ và kiểu chữ phù hợp với từng ngữ cảnh sử dụng. Tuy nhiên nên hạn chế dùng quá nhiều màu chữ trong một văn bản, gây rối mắt cho người đọc. 
• Căn lề, giãn dòng hợp lý và chia nhỏ các đoạn: Việc làm này giúp văn bản của bạn trông thoáng hơn, việc truyền đạt nội dung cũng dễ dàng hơn. 
• Chú ý lỗi chính tả: Một văn bản chuyên nghiệp thì tuyệt đối không được có lỗi sai chính tả. Vậy nên hãy rà soát lại thật kỹ văn bản của mình nhé. 

Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu chức năng của Microsoft Word là gì từ đó sử dụng nó một cách hiệu quả cho công việc. 

Bài viết nên đọc

• Hướng dẫn căn lề trong Word đơn giản dể hiểu nhất
• Microsoft Team Online - Cung cấp tính năng toàn diện cho nhóm làm việc

Trên đây là những kiến thức từ kinh nghiệm bản thân mình nên các bạn có thể tham khảo. Nếu các bạn có góp ý cho mình thì hãy gửi vào đây, mình sẵn sàng nhận ý kiến đóng góp từ các bạn.