Các bước chuẩn bị để cuộc họp online không còn là nỗi ám ảnh

Trong thời điểm đại dịch Covid đang có những chuyển biến phức tạp thì họp online trở thành một phần không thể thiếu. Tuy vậy nhiều người vẫn còn khá bỡ ngỡ, chưa kịp làm quen với cách thức này.

Muốn cuộc họp online diễn ra suôn sẻ thì điều quan trọng nhất chính là bước chuẩn bị. Những mẹo sau đây giúp bạn rất nhiều.

1. Thông báo thời gian diễn ra cuộc họp sớm

Các thành viên cần phải được thông báo một khoảng thời gian trước khi cuộc họp diễn ra. Thực tế là không phải ai cũng có nhiều thời gian rảnh, nên thông báo sớm là cách giúp họ chủ động điều chỉnh thời gian hơn.

Bên cạnh đó, việc này còn giúp các thành viên có thời gian để chuẩn bị. Rất khó xử nếu cuộc họp diễn ra quá đột ngột và một vài người chưa kịp đọc qua tài liệu, hay chưa sẵn sàng để phát biểu ý kiến.

2. Đảm bảo thiết bị và đường truyền mạng ổn định

Chúng ta không nên đợi đến lúc cuộc họp bắt đầu mới truy cập vào phòng họp. Đặc biệt là khi bạn không quá rành về công nghệ. Các máy móc có thể cạn pin, hoặc đường truyền mạng có thể bị gián đoạn bất thình lình.

Hãy thực hiện những điều sau vào khoảng 15 phút trước khi bắt đầu họp online:

• Tắt các thông báo không cần thiết từ các ứng dụng ngoài công việc.
• Chỉ sử dụng những ứng dụng cần thiết cho cuộc họp.
• Đảm bảo đường truyền mạng ổn định, không giật.
• Chuẩn bị tai nghe và mic trong trường hợp loa điện thoại/máy tính không đủ lớn.
• Hãy đảm bảo camera của bạn hoạt động bình thường.

3. Lựa chọn địa điểm họp online

Yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn nơi họp online chắc chắn là sự yên tĩnh. Sự im ắng có thể giúp bạn tập trung vào cuộc họp, dễ dàng lắng nghe ý kiến từ các thành viên khác. Bên cạnh đó nếu xung quanh quá ồn ào thì mic của bạn cũng bị lẫn tạp âm – một điều khiến những người khác khó chịu.

Bạn cần phải chọn một khoảng không gian thoáng mát, có ảnh sáng đầy đủ. Việc này không chỉ hỗ trợ hình ảnh của bạn được hiển thị rõ ràng mà còn giúp bạn có thêm cảm hứng để phát biểu ý kiến.

4. Luôn có mặt đúng giờ

Các cuộc họp online thường diễn ra khi các thành viên ở xa nhau. Có những cuộc họp thậm chí các thành viên còn sống tại múi giờ khác nhau. Chính vì thế mà bạn cần phải cẩn thận để luôn có mặt đúng giờ với mọi người.

Việc chậm trễ dù chỉ vài phút khiến bạn bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Nhiều trường hợp, chỉ vì trễ mà bạn không theo kịp nội dung mà mọi người bàn luận, và hoàn toàn đứng ngoài cuộc họp.

Xuất hiện đúng thời điểm họp là điều cần phải làm để không làm ảnh hưởng tới các thành viên khác. Tin tôi đi, sự đúng giờ của bạn có thể gây được ấn tượng tốt với mọi người. Điều đó cho thấy bạn là một người sống có nguyên tắc, tôn trọng công việc.

5. Lưu ý cách trình bày ý kiến

Các cuộc họp online có nhiều điểm bất tiện so với cuộc họp thông thường. Đặc biệt là khi nhiều người có thiết bị kém chất lượng, không nghe rõ ràng như bên ngoài.

Việc một người nói quá nhiều và quá lan man khiến các thành viên khác không thể nắm bắt được hết toàn bộ nội dung. Điều này khiến những người khác không thể chen ngang và phát biểu ý kiến của bản thân.

Vậy nên bạn cần rút ngắn và cô đọng ý kiến muốn trình bày. Bạn chỉ cần giữ lại những ý chính, những ý quan trọng và trình bày thật xúc tích, gãy gọn.

7. Không rời khỏi cuộc họp mà khi chưa thông báo trước

Họp online cho bạn nhiều sự tiện ích và thoải mái. Tuy nhiên một số người tự nhiên một cách quá đà, tới nỗi hành xử một cách không có phép tắc. Việc rời khỏi cuộc họp mà không thông báo trước gây nên ấn tượng xấu với các thành viên khác.

Họ cho rằng bạn là một người vô phép, không quan tâm tới những người xung quanh. Thực tế việc màn hình bạn thay đổi liên tục cũng gây nên sự mất tập trung.

Nếu thiết bị của bạn không quá khỏe, hãy tắt các ứng dụng không cần thiết. Việc này làm giảm tình trạng máy bị treo, máy giật và tự thoát khỏi cuộc trò chuyện.

8. Không làm việc riêng trong lúc họp online

Việc chỉ tiếp xúc với nhau qua một màn hình khiến cho nhiều người quá tự do. Họ thậm chí vừa họp vừa làm việc riêng. Có thể những người xung quanh biết hoặc không biết việc bạn làm, nhưng đây vẫn là điều cần tránh.

Bạn cần phải tập trung 100% sự chú ý vào nội dung đang được bàn luận. Chỉ cần một vài phút lơ đễnh và bạn có thể bỏ lỡ các thông tin quan trọng. Sự tận tâm vào công việc chắc chắn được đền đáp xứng đáng.

9. Để ý Micro trong cuộc trò chuyện

Trong cuộc họp online, bên cạnh những lúc nói thì có thời điểm bạn cần im lặng lắng nghe. Đây là lúc bạn nên tắt micro. 

Lý do là bởi âm thanh của bạn được gửi tới toàn bộ các thành viên. Các tạp âm bên ngoài môi trường, hay chỉ đơn giản là tiếng thở mạnh của bạn cũng có thể vọng vào Micro. Đừng để sự vô ý của mình làm phiền các thành viên còn lại.

10. Trước khi phát biểu, hãy xưng tên trước

Các cuộc họp online đôi khi diễn ra với số lượng người rất lớn. Việc bạn lao ngay vào phát biểu khiến mọi người không biết được ai là người đang nói. Trong thời gian họ tìm kiếm người nói thì những phát biểu của bạn có thể bị bỏ qua một cách đáng tiếc.

Việc xưng tên cũng khiến các thành viên còn lại dễ dàng biết và nhớ được ai đang nói. Nếu phát biểu của bạn tốt, tên của bạn để lại ấn tượng với họ. Việc chủ động nói tên trước khi phát biểu còn là một biểu hiện cho thấy bạn khá “rành” về họp trực tuyến nữa đấy.

11. Cân nhắc sử dụng tính năng chat

Khi họp online thì bên cạnh khả năng nói chuyện, chúng ta còn có thể trò chuyện qua cửa sổ chat. Tùy thuộc vào hoàn cảnh của mỗi người mà chúng ta có thể tìm ra cách để sử dụng tính năng này hiệu quả nhất.

Tốt nhất là trước khi bắt đầu cuộc họp, cần thống nhất nội dung nào sử dụng âm thanh, nội dung nào sử dụng chat. 

12. Sự tương tác cần được đặt lên hàng đầu

Vấn đề mà nhiều cuộc họp hiện nay đang mắc phải chính là thiếu sự tương tác. Có những cuộc trò chuyện mà ở đó chỉ có một vài người phát biểu còn các thành viên còn lại thì im lặng từ đầu tới cuối. 

Người lãnh đạo cần biết điều chỉnh hợp lý để các thành viên đưa ra ý kiến, phản biện giúp cuộc họp sôi nổi hơn. Các thành viên cần tích cực phát triển cuộc họp.

Họp online là một điều không thể thiếu trong hoàn cảnh hiện nay khi dịch Covid chưa có dấu hiệu thuyên giảm. Đây là một biện pháp hữu ích giúp kết nối các thành viên bị khoảng cách địa lý ngắn cách.

Việc tích lũy được những kinh nghiệm kể trên giúp bạn luôn làm chủ cuộc họp online, thể hiện được năng lực bản thân với các đồng nghiệp và cấp trên. 

Bài viết nên đọc

• Nguyên nhân và cách khắc phục khi màn hình laptop bị tối đen
• Cách tắt windows defender win 10 đơn giản ai cũng làm được
• Hướng dẫn tra mã vận đơn bưu điện VNPost nhanh chóng
• Hướng dẫn cách xóa tài khoản instagram vĩnh viễn đơn giản

Trên đây là những kiến thức từ kinh nghiệm bản thân mình nên các bạn có thể tham khảo. Nếu các bạn có góp ý cho mình thì hãy gửi vào đây, mình sẵn sàng nhận ý kiến đóng góp từ các bạn.