Hướng dẫn căn lề trong Word đơn giản dể hiểu nhất

Căn lề là một trong những thao tác chỉnh sửa cần thiết để văn bản có được bố cục hoàn chỉnh. Tùy vào mục đích sử dụng của văn bản mà có nhiều kích thước căn lề khác nhau. Đối với những văn bản mang tính tiêu chuẩn và quy phạm rộng rãi như các quy định, quy tắc, điều lệ, điều luật, thông tư,... thì phải có một tiêu chuẩn nhất định.

I. Tiêu chuẩn kích thước căn lề văn bản hiện hành

Các văn bản, tài liệu hành chính được soạn thảo chính quy trong trường học, công sở, cơ quan ban ngành đều có một quy chuẩn cho căn lề trong tệp tin word. Cụ thể tiêu chuẩn kích thước lề văn bản cho form giấy A4 như sau:

• Lề trên, trên khung thoại trong word tiếng Anh ghi là Top: 20 - 25mm
• Lề dưới, trên khung thoại trong word tiếng Anh ghi là Bottom: 20 - 25mm
• Lề bên trái, tiếng Anh ghi là Left: 30 - 35mm
• Lề bên phải, tiếng Anh ghi là Right: 15 -20mm
• Trong công tác hay học tập, khi cần soạn thảo văn bản, bạn cần chỉnh lại lề trong word theo như hướng dẫn trên. Nhất là những bạn làm trong khu vực hành chính nhà nước thì càng phải tuân thủ, vì nó được quy định rõ ràng trong thông tư 01/2011/TT-BNV. 

II. Hướng dẫn chi tiết thao tác căn lề trong Word cho người mới

Căn lề trong file word là thao tác đơn giản đối với những bạn thường xuyên tiếp xúc với việc soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ, hành chính. Với những bạn mới biết về word hay còn chưa rõ cách căn lề như thế nào thì không cần lo lắng.

Căn lề được thực hiện với các thao tác cực kỳ đơn giản. Mọi hướng dẫn chi tiết về cách căn lề trong word được hướng dẫn cụ thể dưới đây.

Toàn bộ các văn bản hành chính đều dùng kích thước A4, nên chúng ta sẽ học căn lề tiêu chuẩn của form A4. Các loại kích thước khác như A5, A3 bạn cũng thực hiện tương tự.

1. Bước 1: Cài định dạng kích thước văn bản A4

Trên thanh công cụ, nhấn chọn tab Page Layout. Tại khu vực Page Setup, chọn vào mục Size và chọn kích thước văn bản là A4.

2. Bước 2: Thiết lập tiêu chuẩn kích thước căn lề cho văn bản

Tại tab Page Layout, chọn mục Margins. Trong mục Margins cũng có vài gợi ý của Word về kích thước căn lề như Normal, Narrow, Moderate, Wide và lần căn lề gần đây nhất được sử dụng.

Nếu thấy phù hợp, bạn chỉ cần ấn vào mục đó và toàn bộ văn bản của bạn sẽ được cài đặt căn lề theo kích thước được chọn.

a. Kích thước căn lề

Nếu muốn tạo thiết lập căn lề mới, bạn chọn Custom Margins… ở cuối cùng. Một hộp thoại Page Setup sẽ nhảy ra cho bạn điền kích thước mong muốn trong tab Margins.

• Top là căn lề trên, tính từ mép giấy phía trên đến dòng đầu tiên của văn bản
• Bottom là căn lề dưới, tính từ mép giấy phía dưới đến dòng cuối cùng của văn bản.
• Left là căn lề bên trái, tính từ mép giấy bên trái đến ký tự đầu tiên bên trái của dòng văn bản.
• Right là căn lề bên phải, tính từ mép giấy bên phải đến ký tự cuối cùng bên phải của dòng văn bản.

b. Kích thước đóng gáy

Gutter position là vị trí bạn muốn đóng gáy sách mặc định là Left.

Gutter width là kích thước đóng gáy.

Theo tiêu chuẩn đối với văn bản hành chính nước ta thì kích thước căn lề trái là 30 - 35mm. Kích thước này đã bao gồm phần đóng gáy bên trái nên bạn không cần quan tâm đến nội dung này.

c. Thông tin khác

Mục orientation là hướng trang văn bản. Bạn có thể chọn trang giấy để dọc - Portrait hoặc trang giấy để ngang - Landscape.

Mục Pages/ Multiple Page mặc định là Normal - Bình thường. Bạn có thể chọn vào dấu mũi tên và thử các định dạng khác.

Mục Preview/ Apply to đang để mặc định là Whole Document - Toàn bộ văn bản. Tức là các cài đặt bạn thiết lập ở trên sẽ áp dụng cho toàn bộ các trang trong văn bản. Ngoài ra còn có chế độ This point forward là các thiết lập chỉ hiển thị từ trang con trỏ chuột đang nhảy và các trang về sau.

Bên cạnh mục Preview còn có một trang văn bản cho bạn xem trước cách mà văn bản hiển thị theo các lựa chọn ở trên.

Có một note nho nhỏ cho bạn là trong khung thoại Page Setup có một tab Paper bên cạnh tab Margins. Trong tab Paper này bạn có thể chỉnh kích thước văn bản A4, A3,... tùy ý cho toàn bộ văn bản hay là chỉ từ trang đang được định vị về sau. Nếu bạn quên chưa thực hiện Bước 1 thì có thể ở tại Bước 2 hoàn thành nó hoặc là bỏ hẳn Bước 1.

3. Bước 3: Hoàn thành thiết lập

Sau khi chọn lại kích thước căn lề đúng, bạn nhớ nhấn nút OK thì lệnh mới được thực hiện.

III. Hướng dẫn thiết lập căn lề mặc định

Căn lề mặc định tức là sau này khi bạn mở một file word mới thì nó sẽ tự động ở trạng thái căn lề theo kích thước bạn đặt ra gần đây nhất. 

Cách thiết lập căn lề mặc định giống với Bước 2 của căn lề thông thường. Đến Bước 3, thay vì nhấn OK, bạn nhấn vào nút Default hoặc Set as Default và chọn Yes hoặc OK cho hộp thoại nhảy ra là được.

Nếu bạn muốn thay đổi sang mặc định căn lề trong word khác thì bạn cứ lặp lại thao tác này. Hệ thống sẽ tự động thay đổi và áp dụng căn lề mặc định mới nhất.

Các thao tác để căn lề trong word thật đơn giản. Các bạn chỉ cần thực hành vài lần là sẽ nhớ ngay thao tác. Cũng đừng quên tiêu chuẩn căn lề của văn bản chính quy để sau này còn áp dụng nhé.

Bài viết nên đọc

• Cách xóa tài khoản Zalo khi không đăng nhập được
• Cách giảm dung lượng ảnh mà vẫn không ảnh hưởng đến chất lượng
• Các bước chuẩn bị để cuộc họp online không còn là nỗi ám ảnh
• Cách tạo mục lục tự động trong Word
• Hướng dẫn xóa page trong word đơn giản cho mọi bộ Office

Trên đây là những kiến thức từ kinh nghiệm bản thân mình nên các bạn có thể tham khảo. Nếu các bạn có góp ý cho mình thì hãy gửi vào đây, mình sẵn sàng nhận ý kiến đóng góp từ các bạn.