Lưu hành nội bộ là gì? Có những loại văn bản lưu hành nội bộ nào?

Để quản lý hiệu quả một cơ quan, tổ chức thì cần có những nguyên tắc chung lưu hành trong nội bộ bắt buộc mọi người phải thực hiện. Vậy lưu hành nội bộ là gì?

1. Lưu hành nội bộ là gì?

Lưu hành nội bộ là cụm từ được dùng phổ biến trong một cơ quan, tổ chức tập thể. Nó bao gồm tất cả các nguyên tắc ứng xử, quy chế hoạt động chung bắt buộc các cá nhân phải thực hiện. Những quy tắc đặt ra nhằm điều hành tổ chức một cách có kỷ luật, nề nếp và những quy tắc này phải dựa trên những điều pháp luật và đạo đức cho phép.

Lưu hành nội bộ

Những quy tắc này ghi rõ trong một văn bản mà chỉ có hiệu lực trong phạm vi tổ chức đó. Nếu không chấp hành những quy định đặt ra thì cá nhân đó phải chịu hình phạt do tổ chức đặt ra. Và nếu vi phạm những quy định này không đồng nghĩa với vi phạm pháp luật nên không có sự can thiệp của pháp luật. 

2. Văn bản lưu hành nội bộ là gì?

Đây là loại văn bản do cơ quan, tổ chức đặt ra và chỉ có hiệu lực trong phạm vi cơ quan, tổ chức đó. Văn bản này bao gồm các quy tắc ứng xử, quy chế yêu cầu các cá nhân trong tổ chức phải thực hiện. Văn bản này nhằm mục đích quản lý, có các chế tài xử phạt nghiêm ngặt đối với những trường hợp vi phạm. Các quy định có thể do người quản lý hoặc tập thể các thành viên thống nhất xây dựng nên.

Văn bản lưu hành nội bộ

Ngoài ra văn bản lưu hành nội bộ còn chứa các điều khoản rõ ràng về khen thưởng, những việc phải làm và cấm không được làm trong tập thể. Điều này giúp tổ chức, tập thể hoạt động có kỷ cương, phép tắc.

3. Đặc điểm của văn bản lưu hành nội bộ là gì?

  • Văn bản lưu hành nội bộ có tính quản lý. Sự quản lý được thể hiện ở các điều lệ do cơ quan lãnh đạo tổ chức đưa ra và yêu cầu các cá nhân cấp dưới thực hiện. Văn bản chứa các chính sách giúp điều hành tập thể hoạt động theo khuôn khổ, các cá nhân tập trung hoàn thành tốt nhiệm vụ.
  • Văn bản lưu hành nội bộ có tính sự vụ. Văn bản này chứa các điều lệ nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh giữa các cá nhân. Tùy theo từng đối tượng, từng vi phạm mà có các chế tài xử phạt khác nhau. Tuỳ theo mức độ vi phạm mà cách xử phạt từ nhắc nhở, cảnh cáo, phạt tiền, kỷ luật đến nặng nhất là ra khỏi tổ chức đó. 
  • Văn bản lưu hành nội bộ chỉ có hiệu lực. Khi ở trong cơ quan, tổ chức. Khi bên ngoài doanh nghiệp hay tổ chức thì có không còn giá trị nữa.
  • Những quy chế, điều lệ được quy định trong văn bản lưu hành nội bộ phải tuân thủ quy định pháp luật và nguyên tắc đạo đức. Những cá nhân vi phạm quy tắc trong nội bộ không vi phạm quy định của pháp luật nên chỉ chịu hình thức xử phạt ở phạm vi tổ chức đó.

4. Các loại văn bản lưu hành nội bộ?

1. Điều lệ doanh nghiệp

Đây là biên bản thoả thuận giữa người quản lý doanh nghiệp và những thành viên của doanh nghiệp. Những quy định thuộc biên bản nằm trong khuôn khổ của pháp luật và phải được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền. Mỗi doanh nghiệp đều có những điều lệ riêng ngay từ khi thành lập doanh nghiệp và chỉ được thay đổi bởi người điều hành doanh nghiệp. Các điều lệ này có thể thay đổi để hợp với thực trạng hiện tại của doanh nghiệp.

Điều lệ doanh nghiệp

2. Quy chế hoạt động của doanh nghiệp

Quy chế được hiểu nôm na là những điều lệ được đặt ra nhằm quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn. Nó bao gồm những quy ước, chế độ, chính sách do người có thẩm quyền trong doanh nghiệp ban hành. Các điều lệ được đặt ra một cách rõ ràng minh bạch ngay từ khi doanh nghiệp hình thành. Các điều khoản riêng với từng đối tượng trong doanh nghiệp. Và ngay cả người đứng đầu doanh nghiệp cũng phải thực hiện theo. 

Quy chế hoạt động của doanh nghiệp

3. Thoả thuận lao động

Đây là biên bản được kí kết giữa một người đại diện cho tập thể người lao động và chủ doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động. Biên bản bao gồm các điều khoản cụ thể về quyền, nghĩa vụ của hai bên, chế độ lương thưởng, bảo hiểm lao động, BHYT. Hoặc có thể đây chỉ là biên bản giữa một cá nhân và chủ doanh nghiệp được gọi là hợp đồng lao động. Người lao động sẽ cung cấp sức lao động theo nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp còn doanh nghiệp sẽ phải trả lương đúng với giá trị sức lao động bỏ ra. Ngoài ra chủ doanh nghiệp phải đảm bảo có chế độ thưởng, đóng bảo hiểm cho mỗi cá nhân.

Thoả thuận lao động

4. Nội quy lao động

Nội quy lao động do người điều hành doanh nghiệp đặt ra yêu cầu các nhân viên của mình phải tuân thủ. Điều kiện để đặt ra nội quy lao động khi doanh nghiệp có đủ 10 người lao động trở lên. Các quy định đặt ra phải tuân theo khuôn khổ của pháp luật, không được làm trái với đạo đức. Tuỳ từng doanh nghiệp mà có những nội quy khác nhau. Nội quy lao động bao gồm thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh lao động,... Ví dụ các công ty sản xuất thực phẩm yêu cầu công nhân phải ăn mặc gọn gàng, khử khuẩn trước khi vào khu vực sản xuất. Một số công ty khác thì có nội quy nghiêm ngặt hơn yêu cầu nhân viên phải giữ bí mật nội bộ, không sử dụng điện thoại khi làm việc. 

Nội quy lao động

Văn bản lưu hành nội bộ có tầm quan trọng rất lớn đối với doanh nghiệp. Nếu không có văn bản lưu hành nội bộ thì sẽ rất dễ gây thiệt hại kinh tế, mâu thuẫn giữa các nhân viên thậm chí đình công nếu mọi thứ không được rõ ràng. Vì vậy dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng phải bắt buộc có văn bản lưu hành nội bộ với những điều khoản rõ ràng. 

Bài viết nên đọc