KPI là gì? 5 bước để xây dựng hệ thống chỉ số KPI hoàn chỉnh
KPI là một chỉ số giúp đánh giá và đo lường hiệu quả làm việc của các cá nhân, bộ phận, phòng ban trên cơ sở đạt được mục tiêu KPI chung của cả doanh nghiệp. KPI là gì? Cách thức xây dựng, triển khai một hệ thống chỉ số KPI hiệu quả ra sao?
I. Chỉ số KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator tức chỉ số đánh giá hiệu quả công việc.
KPI là mục tiêu mà cá nhân, tổ chức, phòng ban cần đạt được để đáp ứng chiến lược vận hành của lãnh đạo. Ngoài ra, chỉ số KPI dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân, tổ chức, các bộ phận trong một doanh nghiệp hoặc để đánh giá sự vận hành của toàn bộ công ty, doanh nghiệp.
Tùy tính chất vận hành của cá nhân, bộ phận, tổ chức, doanh nghiệp và mục đích sử dụng mà chỉ số KPI được áp dụng sẽ khác nhau. Ví dụ: KPI của phòng nhân sự sẽ khác với KPI của phòng kinh doanh, KPI của cửa hàng bán lẻ sẽ khác với KPI của cửa hàng đại lý,...
II. Ý nghĩa của chỉ số KPI trong hoạt động kinh doanh
Chỉ số KPI được lập ra nhằm mục đích đánh giá và thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh của một cá nhân, tổ chức, bộ phận và của toàn doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp:
- Hỗ trợ theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên, tổ chức, bộ phận một cách rõ ràng và minh bạch. Từ đó đề ra chế độ khen thưởng hoặc xử phạt phù hợp với từng mức độ đạt hay không đạt KPI.
- Hỗ trợ quá trình nghiệm thu công việc chính xác.
- Đảm bảo giữ vững và hoàn thành được những mục tiêu, tầm nhìn, chiến lược quan trọng đúng theo kỳ vọng của lãnh đạo doanh nghiệp.
Đối với nhân viên, tổ chức, bộ phận:
- Nắm được những việc mình phải làm để đạt KPI
- Nắm được mục tiêu công việc và mức độ hoàn thành công việc của mình
- Thúc đẩy, tạo động lực hoàn thành mục tiêu công việc theo KPI đề ra
- Phát hiện được vấn đề chậm tiến độ kịp thời, từ đó tìm ra khiếm khuyết và biện pháp để cải thiện.
III. Phân loại chỉ số KPI
Có nhiều cách phân loại chỉ số KPI khác nhau, thông thường có hai cách phân loại chính.
1. KPI chiến lược và KPI chiến thuật
KPI chiến lược gắn liền với các mục tiêu chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của công ty như: doanh thu, lợi nhuận, thị phần,... bằng những con số cụ thể. KPI chiến lược do cấp lãnh đạo của doanh nghiệp đưa ra.
KPI chiến thuật là những chiến thuật hoạt động, vận hành đặt ra để đạt được KPI chiến lược. Các cấp quản lý là người đưa ra KPI chiến thuật và áp cho nhân viên cấp dưới thực hiện để đạt được KPI chiến lược của lãnh đạo đề ra.
Một KPI chiến lược sẽ gồm nhiều KPI chiến thuật. Việc đặt ra KPI chiến thuật có vai trò quan trọng để đạt được mục tiêu chiến lược đề ra. KPI chiến thuật không hiệu quả, không thực tế, không có ý nghĩa đóng góp, không phù hợp với nhân viên,... đều dẫn đến không đạt được thậm chí là gây cản trở cho việc hoàn thành KPI chiến lược.
2. KPI định tính và KPI định lượng
KPI định tính là những chỉ số đánh giá dựa trên cảm nhận, sở thích, ý kiến cá nhân. Số liệu thu thập được sẽ chuyển thành dạng văn bản, biểu đồ, con số để diễn giải các chỉ số.
KPI định lượng là những chỉ số đánh giá không chịu ảnh hưởng của cảm nhận, sở thích, diễn giải cá nhân. Số liệu thu thập được biểu hiện bằng những con số cụ thể, khách quan và trực tiếp dùng những con số này để diễn giải các chỉ số.
IV. Các bước xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống chỉ số KPI là cả một quá trình. KPI hiệu quả quyết định sự phát triển và tồn tại của một doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định đối tượng xây dựng hệ thống chỉ số KPI
KPI do quản lý cấp cao, lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng sẽ áp xuống cho cấp quản lý của phòng ban, bộ phận. Đây là bộ KPI mang tính chiến lược, khách quan phản ánh được hướng đi của doanh nghiệp.
KPI do trưởng phòng ban, bộ phận xây dựng dựa trên KPI cấp cao áp xuống cho nhân viên cấp dưới. Đây là bộ KPI có tính khả thi cao và thể hiện rõ được chức năng của bộ phận, phòng ban.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPI cần có
Các chỉ số KPI phải thống nhất với mục tiêu đề ra của doanh nghiệp, phù hợp với đặc trưng của bộ phận, phòng ban; phù hợp với từng vị trí chức danh.
Ví dụ:
- KPI cho bộ phận bán hàng là lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, doanh số bán hàng, đơn vị bán hàng, khách hàng mới,...
- KPI cho bộ phận kỹ thuật là chất lượng đường truyền internet
Các chỉ số KPI đặt ra cần có nguồn thu thập thông tin rõ ràng và đảm bảo các tiêu chí S.M.A.R.T.
- SPECIFIC: Các chỉ số phải được thể hiện rõ ràng, ngắn gọn, tách biệt từng yếu tố: Tên chỉ số, Công thức tính, Đơn vị tính, Trọng số, Số Kế hoạch đặt ra, Số thực hiện được, Nguồn thông tin.
- MEASURABLE: Chỉ số đặt ra phải đo lường được. Nếu có thể, nên lấy các chỉ số đo lường từ các phần mềm quản lý sẵn có như ERP, CRM,... Nếu chỉ số chưa được đo lường trong quá khứ thì phải bổ sung phương thức đo lường.
- ATTAINABLE: Chỉ số đưa ra phải nằm trong khả năng của bộ phận, phòng ban, doanh nghiệp. Mục tiêu thách thức cũng có thể đặt ra tùy vào quyết định chiến lược của lãnh đạo cấp cao.
- RELEVANT: Chỉ số đưa ra cần cân nhắc đến sự tác động của yếu tố thực tiễn khác. Ví dụ như tình hình đại dịch Covid, khủng hoảng kinh tế, thiên tai,...
- TIME BOUND: Các chỉ số đặt ra phải có một mốc thời gian cụ thể: KPI hàng tháng, hàng quý, nửa năm, hằng năm,...
Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI đặt ra
Dựa vào các chỉ số KPI chi tiết đã đặt ra trong khoảng thời gian xác định, trưởng bộ phận, quản lý, lãnh đạo có thể đánh giá cụ thể cho từng mục tiêu đặt ra.
Mức độ hoàn thành KPI luôn chia thành 3 nhóm chính và mỗi nhóm cũng có trọng số khác nhau được đặt ra ngay từ đầu.
- Nhóm A: Thời gian hoàn thành lâu, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung
- Nhóm B: Thời gian hoàn thành lâu nhưng ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung hoặc/và thời gian hoàn thành nhanh nhưng ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung
- Nhóm C: Thời gian hoàn thành nhanh và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung
Bước 4: Chế độ khen thưởng, xử phạt dựa trên đánh giá KPI
Để một hệ thống KPI vận hành hiệu quả thì phải gắn liền với mức thưởng và phạt hợp lý, có như vậy mới thúc đẩy nhân viên làm việc để theo đuổi khen thưởng và không bị chán nản bởi mức xử phạt khắt khe.
Chính sách thưởng phạt được quy định bởi lãnh đạo, quản lý cấp cao của doanh nghiệp ở mức độ thưởng phạt cấp doanh nghiệp. Chính sách này cũng có thể do trưởng bộ phận, phòng ban kết hợp với nhân viên lập ra cho mức độ thưởng phạt cấp phòng ban.
Đánh giá KPI định kỳ của doanh nghiệp, bộ phận, phòng ban nên có sự kết hợp của cả lãnh đạo, trưởng phòng, đồng nghiệp, khách hàng (nếu có) và bản thân nhân viên.
Bước 5: Tối ưu hóa KPI
Mỗi hệ thống chỉ số KPI được lập ra dựa trên nhìn nhận và mức độ thấu hiểu của lãnh đạo, quản lý cấp cao, quản lý, trưởng phòng ban.
Qua thời gian áp dụng vài tháng, hệ thống KPI sẽ lộ ra những ưu nhược điểm của nó, đó là lúc cần điều chỉnh chỉ số để đạt được mức độ tối ưu. Hệ thống KPI cuối cùng đạt được có thể sử dụng trong ít nhất là một năm.
Khi xây dựng hệ thống chỉ số KPI, doanh nghiệp cần dựa trên một ngữ cảnh tiêu chuẩn và có sự so sánh với một cột mốc như: số liệu tăng trưởng của ngành, tỷ lệ tăng trưởng hằng năm, doanh số hằng năm,...
Ngoài ra, KPI lập ra cho doanh nghiệp, phòng ban, bộ phận chỉ nên theo dõi ở một nơi. Ví dụ: KPI chiến lược chỉ nên theo dõi chỉ số nào có tác động lớn nhất đến doanh nghiệp, KPI cho bộ phận của khu vực thành phố thì chỉ áp dụng cho khu vực thành phố,...
Bài viết nên đọc
- Hướng dẫn cách tải Zoom về máy tính mới nhất
- Chia sẻ bản Ghost Win 10 64bit nhẹ nhất 2021
- Hướng dẫn cài phần mềm gõ tiếng Việt EVKey mới nhất
- Hướng dẫn cài đặt công cụ Photoshop CS6 mới nhất
- Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Azota để giao và chấm bài tập
Trên đây là những kiến thức từ kinh nghiệm bản thân mình nên các bạn có thể tham khảo. Nếu các bạn có góp ý cho mình thì hãy gửi vào đây, mình sẵn sàng nhận ý kiến đóng góp từ các bạn.
Để lại bình luận
Địa chỉ email của bạn sẽ không được công khai
Bài viết phổ biến
Ngoc Phuong - 82 bài viết - Đánh giá:
Có 2 cách học hiệu quả nhất, 1 là nói cho người khác biết thứ bạn mới học được, 2 là nói cho người khác biết thứ bạn sắp quên. Tôi mới học được rất nhiều thứ. Tôi cũng sắp quên rất nhiều thứ.