Access là gì? Những tính năng tuyệt vời của Access trong quản lý dữ liệu doanh nghiệp

Access, MS Access hay Microsoft Office Access, Microsoft Access đều là những tên gọi cho phần mềm hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft. Access là gì mà có khá nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng nó để hình thành nên hệ thống quản lý thông tin cho bộ phận hoặc cả công ty?

Bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các chức năng và công cụ xử lý dữ liệu của Access cũng như những lợi ích khi sử dụng Access để quản lý dữ liệu.

I. Access là gì?

- Access hay Microsoft Office Access, viết tắt là MS Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu thuộc bản quyền của Microsoft. Access hỗ trợ người dùng phát triển những giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin tối ưu.

 Phần mềm access là gì?

- Tệp Access có phần đuôi là “.mdbx” cho giao diện Access 2007 trở lên, giao diện Access cũ thì tập tin sẽ có phần đuôi là “.mdb”. Biểu tượng của phần mềm hiển thị trên màn hình là một chiếc chìa khóa và được đổi thành biểu tượng chữ “A” từ bản cập nhật năm 2016 đến nay.

- Word, Excel, Powerpoint, Access là bộ Microsoft office được cài đặt và sử dụng cho mọi máy tính chạy hệ điều hành Windows.

II. Chức năng của Access

- Chức năng của phần mềm Access là tạo lập, lưu trữ, cập nhật, khai thác dữ liệu, giúp người dùng quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng.

MS Access có nhiều tính năng khác nhau

- Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Access hoàn toàn có thể được phát triển trở thành một hệ thống quản trị thông tin. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, Access có thể được sử dụng để quản lý dữ liệu trong một số mảng hoạt động như thông tin bán hàng, quản lý đặt hàng, thông tin khách hàng,...

- Thao tác nhập liệu và lưu bảng đơn giản, giao diện dễ nhìn. Các bảng trong Access có thể liên kết với nhau, đồng thời nó còn cho phép người dùng kết xuất thông tin theo yêu cầu một cách dễ dàng.

III. Các công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu của Access

- Công cụ giúp quản lý cơ sở dữ liệu trên Access gồm có: Tables, Queries, Forms, Reports, Macro, Modules. Mỗi một công cụ khi sử dụng sẽ hiện ra trên một cửa sổ riêng.

1. Tables (bảng)

- Tables là công cụ cơ bản để xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access và giữa các bảng có mối liên hệ với nhau do người dùng tự tạo ra. Mỗi bảng sẽ bao gồm tên, các trường dữ liệu (field), các giá trị ở dạng text, number,... bản ghi (records), khóa chính (primary key).

Tables là công cụ cơ bản trong MS Access

2. Queries (truy vấn, tìm kiếm)

- Queries là một công cụ quan trọng để xử lý dữ liệu trên Access. Có tất cả 7 bộ xử lý Queries trong Access gồm:

  • Select Queries phục vụ thao tác trích, lọc, kết xuất dữ liệu.
  • Total Queries phục vụ thao tác tổng hợp dữ liệu.
  • Crosstab Queries tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng và cột
  • Make Tables Queries phục vụ thao tác lưu kết quả truy vấn, tìm kiếm dưới dạng bảng để lưu trữ lâu dài.
  • Delete Queries phục vụ thao tác loại bỏ các dữ liệu hết hạn.
  • Update Queries phục vụ thao tác cập nhật dữ liệu.
  • Append Queries phục vụ thao tác thêm dữ liệu được truy xuất từ một hay nhiều bảng vào một bảng khác.

3. Forms

- Forms là một giao diện để chính sửa, cập nhật, xem thông tin dữ liệu,... Các forms cần có nguồn dữ liệu từ các Tables và Queries để hoạt động. 

Nhấn “Create” trên thanh Ribbon và người dùng có thể chọn tạo các loại forms:

  • Form: tạo Form từ nguồn dữ liệu trong bảng đang chọn
  • Form Design: tạo form ở chế độ Design View, nếu có chọn Tables hoặc Queries thì dữ liệu sẽ tự động liên kết với Form.
  • Form Wizard: hướng dẫn từng bước tạo Forms cho người dùng.
  • Bank form: tạo một Form trống chưa có nguồn dữ liệu
  • Multiple items: tạo Form có khả năng hiển thị nhiều báo cáo cùng lúc.

Thiết kế form trong Access khá đơn giản

4. Reports

- Reports là cách thức người dùng cho phép một lượng lớn dữ liệu hiển thị để xem và phân tích. Người dùng có thể tự tạo Report bằng “Bank Report” hoặc sử dụng “Report Wizard” để được hướng dẫn lựa chọn các kiểu Report mà người dùng muốn tạo.

- Tùy chế độ hiển thị mà Reports có thể chỉnh sửa hoặc không:

  • Design View: cho phép nhìn nhận cấu trúc của báo cáo, có thể thêm, xóa, chỉnh sửa báo cáo nhưng không thể thao tác trên dữ liệu các bảng liên kết.
  • Report View: cho phép xem dữ liệu các bảng liên kết nhưng không thể thay đổi cấu trúc báo cáo.
  • Layout View: cho phép xem dữ liệu các bảng liên kết và có thể thêm, xóa, chỉnh sửa báo cáo.
  • Print View: cho phép xem hiển thị của báo cáo sau khi in.

5. Macro

- Macro là một công cụ của Access cho phép người dùng tạo các phím chức năng trên các Forms, Reports mà không cần phải viết code. 

6. Modules

- Modules là một đoạn mã code VBA được viết để tương tác với cơ sở dữ liệu nhằm tạo ra những     đối tượng (object) theo mong muốn của người dùng.

Module trong MS Access

IV. Sử dụng đồng thời Access và Excel để quản lý dữ liệu

- Access và Excel là hai phần mềm có nhiều điểm tương tự nhau. Tùy vào mức độ quản lý dữ liệu mà người dùng có thể lựa chọn một trong hai hoặc cả hai để quản lý cơ sở dữ liệu đang có.

- Nhìn chung, vì Excel là một tệp cơ sở dữ liệu phẳng, không có quan hệ giữa các cơ sở dữ liệu với nhau nên được dùng để giải quyết những vấn đề đơn giản.

Sử dụng MS Access và Excel quản lý dữ liệu dễ dàng

- Access ở dạng hiển thị bảng dữ liệu trông khá giống với một bảng Excel. Tuy nhiên, Access có sự liên kết giữa các cơ sở dữ liệu với nhau.

- Người dùng có thể sao chép dữ liệu ở Excel vào Access mà không cần tạo bảng trước. Access sẽ tự động dự đoán kiểu dữ liệu phù hợp và mở bảng. Người dùng cũng có thể kết nối dữ liệu giữa Excel và Access. Khi cơ sở dữ liệu gốc trên Access được cập nhật, cửa sổ làm việc trên Excel cũng sẽ được cập nhật theo.

- Người dùng cần tốn khá nhiều thời gian để học tập và tìm hiểu kỹ hơn về cách thức sử dụng các tính năng của Access để quản lý cơ sở dữ liệu. Access có nhiều điểm tương tự như Excel nên sẽ không quá khó với những ai muốn tự mày mò về phần mềm này. Kết hợp Access với Excel giúp người dùng quản lý thông tin dữ liệu hiệu quả hơn. 

Bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức khái quát nhất về Access. Từ đó, bạn có thể quyết định có nên học thêm về Access để hỗ trợ cho công việc của bản thân. 

Bài viết nên đọc

Trên đây là những kiến thức từ kinh nghiệm bản thân mình nên các bạn có thể tham khảo. Nếu các bạn có góp ý cho mình thì hãy gửi vào đây, mình sẵn sàng nhận ý kiến đóng góp từ các bạn.

Ngoc Phuong

Ngoc Phuong - 70 bài viết - Đánh giá:

Có 2 cách học hiệu quả nhất, 1 là nói cho người khác biết thứ bạn mới học được, 2 là nói cho người khác biết thứ bạn sắp quên. Tôi mới học được rất nhiều thứ. Tôi cũng sắp quên rất nhiều thứ.

Để lại bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ không được công khai