PDF là gì? Những điều bạn nên biết về PDF?

Khi làm việc chắc hẳn các bạn đã được yêu cầu phải chuyển tài liệu sang dạng PDF. Bạn thắc mắc PDF là gì? Tại sao lại phải chuyển đổi file Word, Excel hay PowerPoint qua dạng PDF? Đơn giản vì PDF cực kỳ hữu dụng và thuận tiện cho công việc. Nắm rõ những kiến thức về phần mềm này giúp bạn rất nhiều đấy.

I. PDF là gì?

PDF – viết tắt cho Portable Document Format – là một định dạng tập tin văn bản. Đây là phần mềm được tạo ra và phát triển bởi hãng Adobe Systems.
Giống với định dạng Word, PDF hỗ trợ các văn bản dạng Text cùng các hiệu ứng như hình ảnh, âm thanh, font chữ…

PDF có thể hoạt động trên nhiều môi trường khác nhau – một ưu điểm vượt trội khiến ứng dụng này trở nên phổ biến. PDF thường được sử dụng cho việc phát hành báo, sách và các tài liệu khác thông qua Internet.

II. PDF đã ra đời như thế nào?

Muốn biết được về hành trình mà PDF đã trải qua để có được thành công như ngày nay, hãy quay trở về đầu những năm 90. Thời điểm này các tệp tin với hình ảnh, phông chữ và đồ họa quá lớn. Các phần mềm lúc đó không có đủ công suất để đáp ứng chúng. 

Một điều mà bạn cần biết là lúc này các máy tính vẫn còn yếu, không thể mạnh mẽ như những chiếc máy mà bạn đang sử dụng hiện nay. Mỗi bit đều quan trọng và cần thiết.

Các nhà phát triển phần bắt đầu tìm cách để giải quyết tình trạng trên. Họ nảy ra ý tưởng sử dụng liên kết tới tài nguyên khác trên máy tính. 

Ví dụ: Bạn đang sử dụng một phông chữ đặc biệt cho văn bản của mình. Trước đây bạn cần lưu trữ tất cả dữ liệu cho font chữ này bên trong tài liệu. Các liên kết kéo các thông tin cần thiết lấy từ thư mục cài đặt font chữ. Việc này làm nhẹ các tài liệu đi rất nhiều.

Tuy nhiên, một vấn đề mới đã nảy sinh khi xử lý tài liệu theo cách này. Nếu bạn đưa tài liệu qua một máy tính khác mà không chứa font chữ đặc biệt, toàn bộ văn bản bị lỗi. 

PDF đã khắc phục tình trạng trên. Adobe tập hợp toàn bộ các phần của file và làm nhẹ nó. Cách thức này hiệu quả hơn hẳn các nhà phát hành trước. Và đó cũng là lý do khiến PDF trở thành một chuẩn mực, một phần mềm phổ biến nhất trên thế giới để định dạng văn bản.

III. Ưu điểm của File PDF

Không phải ngẫu nhiên mà đến thời điểm hiện tại PDF vẫn được ưa chuộng. Chúng ta đã chứng kiến những kẻ đi đầu dần bị tụt hậu và bị những đối thủ vượt mặt. PDF của Adobe có quá nhiều điểm mạnh khiến nó vượt trội so với các phần mềm tương tự.

• File PDF có kích thước gọn nhẹ, dễ dàng để di chuyển qua mạng và các nền tảng khác.
• Tín bảo mật cao, được mã hóa qua nhiều phần mềm đặc biệt.
• Dễ dàng mở một file PDF vì ứng dụng này được hỗ trợ trên nhiều nền tảng.
• Chuyển đổi các dạng văn bản khác thuận tiện, trình bày đa dạng.
• Văn bản PDF phù hợp trên nhiều môi trường khác nhau. Đây là điểm rất thuận tiện để phát hành các ấn phẩm như báo, sách, tài liệu…

IV. Cách để bạn tạo File PDF

Tạo file PDF từ Excel,Word hoặc PowerPoint cực kỳ đơn giản. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau để tạo file:

• Bước 1: Truy cập vào Excel, Word hay PowerPoint có sẵn.
• Bước 2: Bấm chọn vào “File”, chọn “Save as”.
• Bước 3: Chọn mục “Browser”.
• Bước 4: Chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu.
• Bước 5: Bạn để ý ở mục “Save as type”, hãy chọn PDF. Nhấn “Save” để lưu kết quả.

Bây giờ bạn đã lưu được tài liệu mình cần ở dạng PDF rồi đấy.

V. Cách để bạn chuyển đổi một file ngẫu nhiên sang PDF online

Đôi khi bạn cần chuyển những file định dạng JPG, PNG hoặc các file thông thường qua mạng Internet. Cách để thực hiện công việc này đơn giản như sau: 

• Bước 1: Truy cập vào trang web: https://www.ilovepdf.com/vi
• Bước 2: Chọn mục “Chuyển đổi PDF”. Tại đây các định dạng hiện lên.
• Bước 3: Chọn định dạng mà mình cần chuyển. Sau đó bấm vào “Chọn tệp”.
• Bước 4: Chọn mục “Chuyển sang PDF”. Đợi quá trình này hoàn tất.
• Bước 5: Chọn vào mục “Tải xuống PDF”. Tài liệu bạn xử lý được tải xuống.

 

VI. Các phần mềm dùng để đọc PDF mà bạn nên sử dụng

Với sự phổ biến của PDF, các phần mềm dùng để đọc nó cũng đa dạng không kém. Tuy vậy bạn nên sử dụng 1 trong 3 cái tên sau đây bởi chúng là những phần mềm tối ưu nhất.

1. Phần mềm Adobe Reader

PDF được tạo ra và phát triển bởi Adobe, vậy nên đây chắc chắn là phần mềm mà bạn nên sử dụng. Adobe Reader hoàn toàn miễn phí nên bạn có thể tải và sử dụng nó mà không cần bỏ ra một đồng nào.

Bạn có thể sử dụng phần mềm này trên cả máy tính lẫn điện thoại di động. Giao diện thân thiện và dễ làm quen. 

Nhược điểm của Adobe Reader là tốc độ khá chậm. Ngoài ra phần mềm này cũng tiêu tốn của bạn không ít tài nguyên. 

2. Phần mềm Foxit Reader

Đây chính là phần mềm đọc PDF phổ biến nhất thời điểm hiện tại. Ưu điểm của phần mềm này là những lý do cho việc nó trở nên phổ biến như vậy.

Foxit Reader vô cùng đa năng. Bạn có thể sử dụng để tạo, chỉnh sửa PDF, tạo chữ ký, đặt mật khẩu, tạo ghi chú, in file PDF. Tài nguyên mà bạn tiêu hao khi sử dụng phần mềm này cũng vô cùng ít. Ngoài ra Foxit Reader còn hoàn toàn miễn phí. 

Các hãng máy HP, Asus và Acer hiện đều cài đặt sẵn Foxit Reader trên máy tính.Google chọn Foxit Reader làm mã nguồn mở cho Chrome. Amazon sử dụng Foxit Reader cho nền tảng Kindle. Hiện phần mềm này đang được sử dụng bởi 1 tỷ người trên thế giới. 

3. Phần mềm Sumatra PDF

Có thể đây là lần đầu tiên bạn nghe tới cái tên này. Nhưng Sumatra PDF không làm bạn thất vọng. Đây là một trình duyệt hỗ trợ xem văn bản mà bạn có thể sử dụng cho nhiều định dạng như CB7, CHM, OpenXPS… và tất nhiên cả PDF. 
Sumatra PDF có giao diện đơn giản, dễ để bạn làm quen. Tốc độ nạp và mở trang cực kỳ nhanh nhờ công nghệ render MuPDF độc quyền. Nếu bạn ưa thích một phần mềm có thể xử lý công việc với tốc độ nhanh chóng thì đây chắc chắn là một lựa chọn hợp lý.

PDF thật sự là một phần mềm giúp định dạng văn bản với nhiều ưu điểm vượt trội. Trong thời đại công nghệ như hiện tại thì PDF càng chứng minh được giá trị của mình. Việc thông thạo những kỹ năng liên quan tới PDF chắc chắn giúp ích cho bạn rất nhiều trong công việc sau này.

Bài viết nên đọc

• Cách tắt windows defender win 10 đơn giản ai cũng làm được
• Hướng dẫn tra mã vận đơn bưu điện VNPost nhanh chóng
• Hướng dẫn cách xóa tài khoản instagram vĩnh viễn đơn giản
• eSIM là gì? Muốn chuyển sang sử dụng eSIM thì làm như thế nào?
• Cách xóa tài khoản Zalo khi không đăng nhập được

Trên đây là những kiến thức từ kinh nghiệm bản thân mình nên các bạn có thể tham khảo. Nếu các bạn có góp ý cho mình thì hãy gửi vào đây, mình sẵn sàng nhận ý kiến đóng góp từ các bạn.